Het managen van een project, vooral als zelfstandige, kan ontmoedigend lijken en er kunnen veel obstakels zijn die uw project belemmeren om op koers te blijven, die voortkomen uit zowel interne als externe factoren. Hier zijn tien projectmanagementtips en -tools die u kunt inzetten om uw volgende project tot een succes te maken.
Organiseer uw project
Stop met het maken van lijsten en begin met het blokkeren van de tijd
Als je ooit het gevoel hebt gehad dat je niet kunt ontsnappen aan een cyclus van dagelijkse to-do lijsten die groeien naarmate de dag vordert, ben je niet alleen. Goed nieuws: Er zijn eenvoudige principes die je kunt gebruiken om dit te verhelpen en je stress te verlichten. Voer tijdblokkering in.
Time-blocking is het proces van het verdelen van uw dag in slots op basis van uw meest urgente prioriteiten. Deze aanpak zorgt er niet alleen voor dat u effectiever met uw tijd omgaat, maar het geeft u ook een beter inzicht in hoe u uw tijd gebruikt. Probeer bijvoorbeeld eerst een aantal kleinere, sneller uit te voeren taken in te delen en bespaar langere tijd voor gerichte projecten. Sommige experts adviseren om de dag te beginnen met het aanpakken van uw meest urgente prioriteit en vervolgens met het afvinken van lagere taken (zie de volgende paragraaf).
Een voorbehoud bij dit principe is dat je niet zo getrouwd moet zijn met het principe dat je denkt dat je ten koste van alles je agenda moet gehoorzamen. Blokkeer je agenda zodat je een volwaardig, doelbewust plan voor de dag hebt, maar sta ook open voor het licht verschuiven van je tijdblokken om onderweg de nodige verfijningen aan te brengen. Het draait allemaal om balans.
Maak uw website
Pas de “First Things First”-regel toe
Een veel voorkomende mentale val waar de meesten van ons het slachtoffer van worden is de overtuiging dat je maar zo productief bent als het aantal items dat je van je checklist kunt halen. Fout!
Een veel effectievere strategie is om productiviteit te definiëren en waar te nemen als het werken aan het belangrijkste item of de belangrijkste items eerst elke dag. Als je een bepaalde hoeveelheid tijd hebt om een bepaalde taak of project te voltooien en een bepaalde hoeveelheid middelen, door de belangrijkste dingen eerst te doen, zul je ervoor zorgen dat je’ de meeste waarde voor jezelf en je teamleden oplevert. Je helpt jezelf ook om te voorkomen dat je dat belangrijke item ongecontroleerd achterlaat door onverwachte taken of oproepen die op het laatste moment opduiken of het verlies van stoom naarmate de dag vordert.
Dit is niet om de praktijk van multi-tasking volledig uit te bannen, aangezien dit vaker wel dan niet onvermijdelijk is. Concentreer je op de voortgang van verschillende items op een consistente, ritmische snelheid om de bal vooruit te helpen, terwijl je ijverig genoeg bent om eerst de items met de hoogste prioriteit aan te pakken.
Psssst: Wil je prioriteit geven aan je meest dringende taken zonder er zelfs maar aan te denken? Probeer EN CO’s geautomatiseerde Task Manager tool. Het laat je de meest urgente items op een rijtje zetten en laat je de rest (strategisch) uitstellen).
Neem een “Done is Better Than Perfect” mentaliteit aan.
We hebben allemaal perfectionistische neigingen, of we er nu trots op zijn of niet. Het is een simpel feit in het leven. Hoewel we misschien niet in staat zijn om onszelf te “genezen” van deze gewoonte, kunnen we het zeker voor elkaar krijgen.
“Gedaan is beter dan volmaakt” is een eenvoudig adagium dat ons eraan herinnert dat de overdreven hoeveelheid tijd die nodig is om fouten te zoeken en te repareren, de vooruitgang in de weg kan staan. Dit is niet om te beweren dat alle inspanningen met betrekking tot de kwaliteit moeten worden verwaarloosd, maar er is een belangrijk evenwicht te vinden om te voorkomen dat men ontmoedigd raakt wanneer men naar een deadline toe werkt en het risico loopt om een project te laat of slechter te draaien en het helemaal niet af te ronden. Een bijkomend risico kan worden vastgesteld wanneer de wet van de afnemende opbrengsten in overweging wordt genomen. Uiteindelijk zal uw voortdurende streven naar perfectie steeds minder waarde opleveren en afbreuk doen aan uw momentum.
In plaats van te gaan zitten om een taak te beginnen met het uiteindelijke doel van een perfect werkproduct, besteed je je tijd en energie aan het tonen van je vaardigheden en wat je aan tafel brengt. De grote afhaalmaaltijd hier: Focus op het afwerken en doorgeven van iets waar je trots op bent en accepteer de onvermijdelijke iteraties die je moet volgen. office 365 intranet uitproberen
Neem geplande mentale pauzes
Pauzes nemen gedurende de hele werkdag is makkelijker gezegd dan gedaan. We overtuigen onszelf ervan dat we door het nemen van een pauze onze productiviteit verstoren, met het risico dat we ons na een pauze niet meer kunnen concentreren. In werkelijkheid is dit een van de ergste dingen die we voor onszelf kunnen doen, omdat het ons eigenlijk verhindert om op de lange termijn productief te zijn.
Onderzoek ondersteunt het idee dat korte pauzes, die periodiek gedurende de dag worden genomen, positieve effecten hebben, zoals minder vermoeidheid en een hogere productiviteit. Een enkele micro-onderbreking, gedefinieerd door een periode van 30 seconden tot vijf minuten, kan uw productiviteit met 13 procent verhogen. Een pauze van 15 seconden om de 10 minuten kan uw vermoeidheid met 50 procent verminderen (Bron: Lifehack.org).
Onze geest en ons lichaam hebben dringend behoefte aan rust en ontspanning ten koste van het gevoel volledig uitgeput te zijn, dus laat dat schuldgevoel los en gun jezelf een pauze. Je zult je gemotiveerder en energieker voelen en klaar zijn om het te verpletteren als je weer aan het werk gaat.